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Spreadsheet – mettez de l’ordre dans vos idées

La spreadsheet, LA solution à vos problèmes d’organisation

Vous avez beaucoup d’idées mais ne savez pas par où commencer ? Faites une spreadsheet (ou « feuille de calcul » ou « fichier excel ») pour mettre de l’ordre dans tout ça.
Commencez par faire la liste des activités sur lesquelles vous voulez vous concentrer, des idées générales jusqu’aux stratégies et tactiques pour les réaliser.
Après ça, pour chacune dressez une liste d’informations qui vous aideront à y voir clair. Ces informations sont passées en revue dans les paragraphes qui suivent.

Template - Excel spreadsheet

A quels objectifs vos idées sont-elles liées ?

Chaque activité figurant dans votre spreadsheet doit avoir un objectif.
En vous concentrant sur les activités liées à votre business, vous faites émerger les priorités.

Que faire d’abord avec les idées reprises dans votre spreadsheet?

Vous pouvez, par exemple, avoir pour objectif de convertir les visiteurs de votre site.
Si vous n’avez aucun contenu pour accrocher quelqu’un, c’est par là qu’il faut commencer.
Les différentes opérations que requiert chaque activité vont vous aider à voir comment vous organiser et combien de temps y consacrer.

Combien de temps ça va prendre ?

Si une tâche est facile à accomplir, inscrivez-la au début de votre spreadsheet  : elle quittera vite la liste et vous vous verrez avancer.

Quelle implication régulière vos activités demandent-t-elles ?

Certaines applications sont faciles à installer mais, si vous voulez les utiliser correctement, elles demandent à être alimentées régulièrement (Twitter, etc) .
Soyez réaliste quant au temps de maintenance que chacune de vos activités va exiger chaque semaine ou chaque mois.

Twitter Logo - spreadsheet- content management

 

Qui est responsable  des tâches figurant dans la spreadsheet?

C’est toujours bien d’attribuer une tâche précise à une personne.
De cette manière on ne doit pas se préoccuper de savoir qui le fait.

Avez-vous besoin d’aide ?

Il vaut mieux traiter les questions de stratégie en interne.
Beaucoup d’autres activités peuvent être confiées à des tiers.

Qu’est-ce que ça va coûter ?

Ne pensez pas seulement aux personnes mais aussi aux outils que requièrent vos projets.
Les coûts sont un paramètre important quand vous définissez des priorités.

Assignez une priorité à chaque poste

Quand tout ce qui figure dans votre spreasheet est envisagé dans le détail, assignez une priorité à chaque item.
Ca peut être très simple comme élevé – moyen – bas ou bien un système numérique.

Dans votre organisation, idéalement, abordez trois ou 4 choses à la fois et faites-les bien.
Dès qu’elles roulent, passez aux nouvelles tâches.

Ce n’est pas toujours aussi simple mais le fait d’avoir un reminder visuel sous forme d’une spreadsheet vous aidera à garder vos priorités à l’esprit.
Par la suite, vous pouvez ajouter de nouvelles tâches et idées et les organiser en vous assurant que tout figure au même endroit.
Si vous travaillez à plusieurs, mettez la spreadsheet dans Dropbox ou un autre système de partage.

Dropbox- content management - usage d'une spreadsheet

Cet article est inspiré d’un billet de Michele Linn du Content Marketing Institute.

3 commentaires to “Spreadsheet – mettez de l’ordre dans vos idées”

  1. Bonjour,
    une carte mentale me semble plus simple à manier personnellement, ça me « parle » davantage…! Mais la méthodologie de la démarche est excellente.
    Petite remarque (je ne peux pas m’empêcher) : dans le paragraphe
    « Avez-vous besoin d’aide ? […]Beaucoup d’autres activitéS peuvent être confiées à des tiers. »
    Merci pour ces articles plus intéressants les uns que les autres, et bonne continuation !

    • Merci d’apprécier, Emma.
      Moi aussi, j’ai souvent recours aux cartes mentales.
      Et la spreadsheet, eh bien… ça me passionne moins. Le format XLS a un côté mathématique auquel j’accroche moins.
      Merci de m’avoir signalé les coquilles.

  2. … et juste une petite coquille : « Ca » dans la partie « Assignez une priorité »
    (sorry)

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A propos

Titulaire de plusieurs formations universitaires dans des orientations littéraires-sciences humaines, Patricia Mignone est éditrice, copywriter et formatrice dans le domaine de la communication depuis de longues années.

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